L’ONG AFRILAM (Afrique pour la Lutte Antimines), active en République Démocratique du Congo, s’est dotée d’un manuel des procédures qui définit avec précision son fonctionnement administratif, comptable, logistique et financier. Ce cadre garantit la transparence, la redevabilité et la qualité dans l’exécution de ses missions humanitaires.
🏛️ Gouvernance et organes statutaires
- Assemblée Générale : organe suprême, elle définit les grandes orientations, vote le budget, et statue sur les membres.
- Conseil d’Administration : supervise les activités, approuve les projets, engage le personnel cadre et commande des audits externes.
- Coordination : organe exécutif dirigé par un Coordonnateur, assure la gestion quotidienne des projets, appuyé par les chefs de projet, l’administration et la logistique.
👥 Gestion du personnel
AFRILAM suit une procédure rigoureuse de recrutement basée sur des appels à candidature, validation ONEM, tests écrits, interviews et évaluation objective.
Le contrat de travail est signé entre l’agent et l’organisation selon le poste (durée déterminée ou indéterminée).
📌 Droits et devoirs
- Respect des textes et valeurs d’AFRILAM
- Droit à une rémunération équitable, congés, soins médicaux et sécurité
- Interdiction d’activités incompatibles, de conflits d’intérêts, de publication non autorisée ou d’usage frauduleux des ressources
🔁 Évaluation et formation
- Évaluations trimestrielles et annuelles obligatoires
- Formations planifiées selon les besoins du poste et des projets
⚖️ Sanctions et résiliation
Les fautes disciplinaires (retards répétés, vols, insubordination…) entraînent des sanctions graduées jusqu’au licenciement. Le droit au recours est encadré.
💼 Procédures financières et comptables
- Comptabilité : tenue sur papier et Excel, avec pièces justificatives rigoureuses (PV de caisse, factures, bons…)
- Caisse : max 1 500 USD, contrôle physique mensuel
- Coffre : max 3 500 USD, utilisé pour approvisionner la caisse ou en cas d’EVASAN
- Plan comptable, journal de banque, rapprochements : suivis précis chaque mois
📊 Budget, recettes et trésorerie
Un budget annuel est élaboré, validé par le Conseil, et suivi par l’administrateur financier. Toutes les recettes (dons, subventions, cotisations) sont tracées. La gestion de trésorerie suit un plan détaillé. Le service financier assure aussi la production de rapports réguliers aux bailleurs.
🧾 Achats et logistique
- Procédures différenciées selon le montant (< 500 USD à > 5 000 USD)
- Dossiers d’achats, réception et contrôle par le service logistique
- Suivi des équipements : ordinateurs, imprimantes, véhicules, groupes électrogènes, matériels de déminage, etc.
📬 Correspondance et communication
- Courriers : enregistrement obligatoire, signatures officielles exigées
- Téléphone et Internet : usage strictement professionnel
- Médias : seuls les responsables mandatés (Président, Coordonnateur, chefs de projet) sont autorisés à s’exprimer
- Réseaux sociaux : interdiction formelle de publier des contenus liés à AFRILAM sans autorisation
🚨 Missions de terrain
- Ordre de mission signé selon le niveau hiérarchique
- Per diem, transport, hébergement et rapports exigés dans les 5 jours au retour
- Justificatifs obligatoires pour toutes les dépenses
🔐 Contrôle interne et audit
AFRILAM applique des mécanismes de contrôle interne rigoureux (PV, rapprochements, limites de fonds…) et fait appel à des auditeurs externes indépendants pour certifier sa comptabilité et ses procédures.
🎯 Vision et finalité
Toutes ces procédures garantissent une gestion transparente, conforme aux normes, et permettent à AFRILAM de remplir sa mission : lutter contre les mines et les REG, renforcer les communautés et bâtir la paix durablement en RDC.
Ce contenu est extrait du Manuel des Procédures d’AFRILAM, version juin 2017.